7 fouten bij de digitalisering van je vastgoedkantoor

Hoe komt het dat veel vastgoedkantoren vast blijven lopen met de digitalisering van hun organisatie? Zeven antwoorden waarom het vaak misloopt.

1. De concurrentie doet het niet beter

De concurrent observeren en je afvragen wat hij anders of beter doet. Het zijn pertinente vragen die elke vastgoedmakelaar zich stelt. Maar in deze huidige tijd is dat al lang niet meer voldoende. Want meer en meer komt de concurrentie uit een onverwachte hoek, soms zelfs van een speler die helemaal niet in dezelfde branche actief is. Zagen BMW en Mercedes Tesla echt aankomen? Hielden de warenhuizen rekening met de komst van Bol.com?

Digitalisering is geen doel op zich maar helpt om je processen, je communicatie met klanten en je kostenstructuur sterk te verbeteren. Het is een vat vol opportuniteiten om je zaak echt future proof te maken. Zoals Netflix vervelde van een DVD-verzendservice per post naar ‘s werelds populairste streamingdienst.

2. Enkel aan de technologie denken

Snel mee zijn met die nieuwste app, die CRM-software die de hemel belooft voor je vastgoedkantoor. Vaak gaat men driest te werk met allerlei softwareoplossingen zonder er echt bij stil te staan welke meerwaarde ze brengt. Alle eigenaars en zoekers in de CRM steken, fijn. Maar doen we ook iets met die data om nieuwe behoeften te ontdekken en opportuniteiten aan te boren? Of blijft het gewoon een digitale versie van de fichebak met statische gegevens?

3. Op de lange termijn schuiven

Dit zie je vaak. Men maakt er een groot monsterproject van waarbij alles, werkelijk alles moet gedigitaliseerd worden, bij voorkeur met een welbepaalde deadline. Nochtans is het vaak verstandiger om dit meer stapsgewijs aan te pakken. Fail fast, fail cheap fluistert men wel eens in IT-kringen. Het is beter een bepaalde digitale oplossing echt te gaan testen in de praktijk, vooraleer de volgende stap te nemen. Loopt het dan eens fout, dan valt niet alles als een kaartenhuisje in elkaar.

4. Opgeven na 1 keer proberen

“We hebben het eens geprobeerd en het werkt niet.” Maar is dat werkelijk zo? Of hebben we gewoon niet genoeg geprobeerd? Digitalisering is vaak een zaak van het aanpassen van de manier van werken en omgaan met problemen. Het kan best zijn dat je sneller schrijft met je balpen op papier dan op een tablet, maar misschien zorgt de app er wel voor dat je net minder moet schrijven. Na een test opgeven is eigenlijk al verloren hebben.

5. Impulsief handelen

Vraag aan 100 vastgoedmakelaars of digitalisering belangrijk is en vast 99 zullen het je beamen. Vele zaakvoerders weten dat ze de stap moeten zetten, maar stellen het uit. Anderen gaan digitaliseren om te digitaliseren en verliezen de werkelijke doelen uit het oog. Vandaag proberen we dit, morgen dat en als dat niet werkt, proberen we oplossing C maar eens. Zonder vooraf stil te staan bij wat ze echt willen bereiken, springen ze van de ene digitale tak naar de andere. Met alle frustratie en hoge kosten van dien.

6. De klant uit het oog verliezen

Dat je jouw facturen voortaan volledig automatisch verstuurt, daar heeft je klant weinig aan als hij je amper telefonisch kan bereiken bij vragen hierover. Je nieuwe website is helemaal mee met zijn tijd, maar zijn je klanten dat ook? Of haken ze net massaal af omdat ze contact opnemen of een bezichtiging plannen veel te tijdrovend vinden?

Succesrijke ondernemingen stellen steeds de klant centraal in al wat ze doen. Ze zorgen ervoor dat ze met digitale oplossingen hun klanten beter en persoonlijker kunnen bedienen. Ook het gebruiksgemak van hun producten en diensten worden constant verbeterd. Denk meer zoals Apple, Google of Spotify en keep it simple.

7. De medewerkers uit het oog verliezen

Digitalisering is vaak een echte zaak van change management binnen een organisatie. Geplogenheden, gewoontes en ja zelfs tradities moeten er vaak aan geloven, wanneer men met bepaalde zaken de digitale tour op gaat. Deze menselijke factor wordt nog al eens onderschat. Mensen houden nu eenmaal niet van verandering, zelfs als die verandering een verbetering kan zijn.

Geef daarom de nodige aandacht aan dit veranderingsproces. Zorg dat je bepaalde ambassadeurs krijgt, die je digitale oplossingen mee trekken voor anderen. Zorg voor de nodige tijd om de overgangsfase slikbaar te maken en maak voldoende ruimte voor opleidingen en begeleiding wanneer dat nodig is. Want je digitale tools mogen nog zoveel beter zijn, als amper iemand ze gebruikt of er worden volop workarounds bedacht, zal het snel een stille dood sterven.

Gelukkig kan je rekenen op onze consultants om deze veel voorkomende fouten bij de digitalisering te vermijden. En je organisatie naar een hoger niveau te brengen.

© 2021 – Dietrich Bruckmann